ACCETTAZIONE ED AGENDA
Gestire informaticamente l'operatività dell'accettazione, ed in particolare modo l'utilizzo dell'agenda, dà quel valore aggiunto necessario per migliorare la qualità organizzativa sia in termini di efficacia che di efficienza.
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G.S.O. prevede diversi tipi di agenda per la gestione degli appuntamenti:
Tutte le informazioni inserite in agenda sono accessibili da qualunque punto della struttura in tempo reale e configurabili in base ai parametri della singola postazione. L'accesso alla scheda del paziente può avvenire direttamente dall'agenda così come l'aggiunta di una nuova anagrafica. L'agenda elettronica di G.S.O. prevede:
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Per monitorare efficacemente la situazione giornaliera degli appuntamenti, G.S.O. prevede la funzione Elenco Appuntamenti variabile nei contenuti e nelle modalità. Esistono due tipi di visualizzazioni degli appuntamenti del giorno:
Nell'Elenco Appuntamenti si possono inserire le seguenti informazioni:
Se i campi suddetti vengono correttamente compilati è possibile estrarre una statistica delle tempistiche di occupazione della poltrona. |
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In fase di compilazione dell'agenda settimanale G.S.O. permette l'inserimento di spazi per consentire all'operatore di gestire eventuali situazioni di urgenza. Oltre ad un inserimento manuale e saltuario è possibile pianificare tale spazio per un certo periodo di tempo creando automaticamente all'interno dell'agenda e per tutto il periodo indicato uno spazio di colore rosso con la scritta "urgenza" a data ed ora prestabilita. Lo spazio rosso con la scritta "urgenza", creato sia manualmente che automaticamente, è visibile oltre che dall'agenda dove è stato creato anche in tutte le altre. Lo spazio creato è visibile anche all'interno dell'Elenco Appuntamenti dove è presente una riga, evidenziata in rosso, con la scritta "ugenza" che l'operatore potrà gestire liberamente. |
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G.S.O. dà la possibilità di inserire in agenda, oltre agli appuntamenti con i pazienti, anche altri tipi di appuntamenti come, ad esempio, incontri con rappresentanti od odontotecnici, nonchè spazi riservati al personale dello studio per eventuali riunioni interne, corsi di aggiornamento o qualsiasi altro impegno che coinvolga tutto o parte del personale. |
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Fissare un appuntamento, soprattutto quando l'agenda è particolarmente piena, può comportare, sfogliando manualmente le pagine dell'agenda, una lunga ricerca. Tale tempo diventa ancor più lungo quando la ricerca dello spazio disponibile è ulteriormente vincolato dagli orari in cui il paziente può recarsi in studio. G.S.O. prevede una funzione specifica che sveltisce tale operazione ricercando automaticamente la disponibilità dell'operatore agli orari preferiti dal paziente, tenendo conto della durata della terapia. Un'altra esigenza, che si verifica maggiormante nelle strutture più grandi, è quella di trovare al meglio un appuntamento con il primo operatore disponibile per quel tipo di prestazione, ad esempio seduta di igiene. Anche per questo G.S.O. prevede una funzione specifica in cui, definiti a priori gli operatori in grado di effettuare tale tipo di terapia, con un'unica operazione vengono proposte al paziente tutte le date disponibili dando priorità all'urgenza e solo come secondo criterio alla scelta dell'operatore. |
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La gestione della lista di attesa è uno strumento indispensabile per le strutture polispecialistiche ed in particolar modo di quelle ospedaliere che necessitano di organizzare tutti i pazienti in coda per un determinato servizio. Per una buona gestione della lista di attesa è possibile raccogliere, per ogni paziente, le seguenti informazioni:
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All'interno della scheda paziente è presente la Sezione Richiami dove sono riepilogati tutti i richiami di ciascun paziente. Ogni richiamo riporta:
 Una schermata di riepilogo di tutti i richiami del paziente mette in evidenza quelli da richiamare.Tale elenco, proposto in ordine alfabetico per paziente, permette di effettuare ricerche per periodo e per tipologia di richiamo. |
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L'agenda delle azioni permette agli utilizzatori di G.S.O. di costruire una serie di promemoria che consentono di ricordarsi di:
L'operatore ha la possibilità di calendarizzare le azioni per tipo e destinatario. Le azioni verranno poi evidenziate nelle seguenti sezioni:
Nell'elenco delle azioni (  ) vengono riepilogate, in ordine cronologico, tutte le azioni da fare, in corso o sospese con le seguenti indicazioni:
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G.S.O. consente la gestione degli SMS per comunicare in modo automatico ed interattivo con tutti i pazienti via SMS. Il sistema consente di semplificare, accelerare e documentare le comunicazioni fra lo studio ed i propri pazienti risparmiando tempo prezioso e a costi notevolmente più vantaggiosi rispetto ad una telefonata tradizionale. Il messaggio verrà comunque consegnato 24 ore prima dell'appuntamento anche se l'interlocutore in quel momento non è disponibile a rispondere, inoltre ill paziente si troverà sempre la comunicazione memorizzata sul cellulare, completa di date ed orari. Interessanti azioni di Marketing possono essere applicate consentendo allo studio di sviluppare e fidelizzare il rapporto con gli attuali pazienti, recuperarli in caso di abbandono e di acquisirne di nuovi. Il Servizio SMS può essere utilizzato in molteplici circostanze, tra le quali:
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La gestione del cartellino presenze prevede la registrazione di:
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giornaliera: vengono visualizzati in ciascuna colonna gli operatori della giornata;
per poltrona (liste): vengono visualizzate in ciascuna colonna le poltrone dello studio;
gli appuntamenti da anticipare;
gli appuntamenti con un lavoro di laboratorio
gli appuntamenti da confermare
possibilità di inserire le urgenze che risulteranno evidenziate rispetto agli altri appuntamenti. L'inserimento avviene con i dati del giorno e dell'ora/minuti correnti e serve per tenere traccia di una visita di urgenza non prevista;
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